Si vous avez des tâches répétitives et fastidieuses à accomplir (par exemple renommer et redimensionner les 5000 photos d'un dossier, envoyer des emails en masse, créer des événements dans "Calendrier" etc...) et bien ne vous cassez plus la tête, lancez "Automator", indiquez lui les tâches à accomplir et allez vous reposer !!!! "Automator" se charge de tout et tout le travail sera accompli sans broncher !!! "Automator" fonctionne en parfaite harmonie avec toutes les applications présentes sur votre Mac !

 

Pour nous faciliter la tâche, "Automator" intègre déjà une bibliothèque de centaines d'actions pré-paramétrées. Chaque action est prévue pour effectuer une tâche bien précise. Il suffit alors, par simple glisser/déposer de sélectionner telles ou telles actions depuis cette bibliothèque, de les ordonner et vous obtenez ainsi un "Processus" ! Vous pouvez ainsi combiner les actions que vous voulez, selon l'ordre de votre choix, et ainsi vous créer de multiples "Processus" !

 

"Automator" permet de créer des applications indépendantes ("Applet"), mais également des "Services", et aussi des modules d’impression etc... Il est également possible de créer des processus en partant d’alarmes "Calendrier".

 

À noter que vous pouvez également utiliser la technologie "Spotlight" directement depuis les "Processus" pour rechercher rapidement les éléments devant être traîtés par le "Processus". Il vous est même possible d'enregistrer vos "Processus" pour les réutiliser... ou même de les partager !

 

"Automator" propose également les fonctionnalités suivantes :

• Il est possible de réenregistrer vos processus dans différents types de modèles : d'une "applet" vers un "service" ou vice versa etc...
• Les fonctions "Auto Save" et "Versions" sont prises en charge par "Automator". Vous avez donc la possibilité de revenir à une version précédente d'un processus.
• Les actions et services "Automator" peuvent être installés beaucoup plus simplement : un simple double-clic sur leur icône et c'est installé.
• Le format RTF est pris en charge par "Automator".

 

 

Lancez l'application "Automator". Cette première fenêtre "points de départ" apparaît à l'écran. Lorsque vous voulez ouvrir un nouveau processus, "Automator" vous permet déjà de choisir parmi un groupe de points de départ qui vous aident à créer la première partie de votre processus. Cela facilite la création de votre processus.... (car on ne sait jamais comment commencer... là vous saurez !)

 

 

 

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Cliquons par exemple sur "Processus". Vous accédez alors à la fenêtre principale de "Automator" :

 

 

 

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Que voyons nous ?

 

La colonne de gauche "Bibliothèque" liste vos applications, des exemples de processus et des dossiers "intelligents" destiné à faciliter l'utilisation des processus.

 

Outre les "Actions" vous disposez également de "Variables" (les deux boutons situés en haut de la colonne "Bibliothèque"). Vous pouvez en effet créer des processus "Automator" plus puissants et plus flexibles grâce à des variables vous permettant d'enregistrer des valeurs et, si nécessaire, d'y accéder dans votre processus. Vous avez donc, ici même, à votre disposition de nombreuses valeurs constantes afin de les utiliser dans vos différents processus.

 

En sélectionnant "Actions" et en cliquant sur une des applications listées dans la colonne "Bibliothèque", un certain nombre d'actions pré-établies et fournies avec "Automator" s'affichent dans la colonne "Action". Par exemple, si vous sélectionnez "Photos", vous constatez (image ci-dessus), que vous disposez déjà d'un grand nombre d'actions possibles.

NB : Si vous avez installé le logiciel "Graphic Converter", un grand nombre d'actions complémentaires apparaissent dans la colonne "Action" pour "Photos" (comme ci-dessus).

 

La petite fenêtre tout en bas à gauche permet de vous aider et propose des conseils en fonction de ce que vous sélectionnez dans "Variables" et "Actions".

 

La fenêtre principale est celle de droite. C'est là que vous allez créer vos "Processus" par simple "glisser/déposer" de vos "Actions" et "Variables". Lorsque vous ouvrez "Automator" pour la première fois, un "Processus" vide apparaît dans la fenêtre. Pour ajouter des "Actions" ou des "Variables" dans le "Processus", il faut les faire glisser de la colonne "Actions" ou "Variables" vers la zone du flux de travaux !!!

 

C'est quoi une "Action", une "Variable" et un "Processus" ? - Quelques notions sur "Automator"

• Une "Action" est un élément qui exécute une tâche spécifique unique. Chaque "Action" équivaut à une étape. Les "Actions" sont combinées par leur ajout les unes à la suite des autres dans un "Processus".

 

• Les "Variables" vous permettent de créer des processus "Automator" plus puissants et plus flexibles. Vous avez donc, ici même, à votre disposition de nombreuses valeurs constantes afin de les utiliser dans vos différents processus. Vous pouvez utiliser les "Variables" dans "Automator" afin d'enregistrer des valeurs et de les réutiliser ultérieurement et n'importe où dans le processus. Il existe un certain nombre de variables dont les valeurs spécifiques ont été créées pour vous.

 

• Vous pouvez ajouter des "Variables" aux "Actions" en faisant glisser une variable vers un menu local compatible ou vers un champ de texte modifiable dans une "Action". Vous pouvez ajouter une action à un "Processus" en la faisant glisser vers celui-ci. Une action "Obtenir la valeur de la variable" est créée.

Certaines actions peuvent vous permettre de choisir une variable déclarée à partir d'un menu local. D'autres actions incluent l'option permettant de créer une nouvelle variable à partir d'un menu local.

 

• "Automator" comprend une bibliothèque d'actions et de variables utiles qui effectuent un grand nombre de tâches. Certaines "Actions" ne requièrent pas de saisie ou d'informations supplémentaires. Par exemple, l'action "Lancer la lecture dans iTunes" connaît l'action à effectuer, sait quelle application contacter et ne requiert pas de réglages ou d'informations supplémentaires.

Certaines "Actions" ont besoin elles d'informations supplémentaires. Lorsque vous ajoutez une "Action" nécessitant des informations supplémentaires à un "Processus", l'action affiche une interface simple avec des champs, des menus locaux, des cases ou des boutons pour vous permettre de fournir tous les réglages dont l'action a besoin. La configuration d'une "Action" ressemble beaucoup à la saisie d'informations dans une zone de dialogue ou à la définition de préférences. Tout est très intuitif.

 

• Pour effectuer une tâche complexe impliquant plusieurs étapes, les "Actions" doivent souvent recevoir des informations d'une action précédente (Entrée) et/ou transmettre des informations à l'action suivante (Sortie). "Automator" transmet ces informations de manière séquentielle, d'une action à la suivante dans le "Processus".

 

• Certaines "actions" peuvent modifier le type des informations qu'elles reçoivent avant de les afficher. Il s'agit là de l'un des aspects les plus utiles de "Automator". Par exemple, l'action "Convertir du texte en fichier audio" reçoit du texte et génère un fichier audio de synthèse vocale !

 

• Les "actions" peuvent également utiliser des informations émanant d'autres applications ou du système. Par exemple, une "action" peut utiliser un groupe de "Contacts", une liste de lecture "iTunes" ou les éléments sélectionnées dans le Finder. L'action peut alors communiquer ces éléments à l'action suivante.

 

• Un "Processus" est un document qui accomplit une tâche. Il est composé d'une série d'"Actions". Chaque "Action" correspond à une étape de la tâche. Pour construire le "Processus", faites glisser des actions de la "Bibliothèque" vers la zone du "Processus", dans la partie droite de la fenêtre. Lorsqu'une action est ajoutée au "Processus", "Automator" relie les actions pour que la sortie d'une action soit transmise comme entrée de la suivante.

 

• Toutes les "Actions" ne peuvent pas fonctionner en séquence les unes avec les autres. Certaines "Actions" requièrent des types d'entrée spécifiques. Si une "Action" doit recevoir un type particulier d'informations, elle doit figurer dans le "Processus" après une action génèrant ce type d'informations. Par exemple, une "Action" qui lit du texte ne peut pas être placée après une "Action" génèrant des fichiers image. Le type d'entrée requis pour une "Action" figure dans la partie supérieure droite de celle-ci. Le type de sortie généré par une "Action" figure dans la partie inférieure droite de celle-ci. Lorsque la sortie d'une "Action" correspond à l'entrée de l'"Action" suivante, une connexion entre la sortie et l'entrée des "Actions" est visible dans le processus. Si la sortie d’une "Action" et l'entrée de l'"Action" suivante ne correspondent pas l'une avec l'autre, aucune connexion n'est établie dans le processus et il est possible que le type de l'entrée, ou celui de la sortie, s'affiche en rouge.

 

Exécutez le "Processus" pour le tester ou effectuer la tâche. Lorsque vous lancez un "Processus", il exécute chaque action séquentiellement. Les messages d'état qui apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre indiquent quelle "Action" est en cours d'exécution et le moment où elle se termine. À chaque fois qu’une "Action" se termine, une marque verte s'affiche dans la barre de titre de l'"Action". N'oubliez pas d'enregistrer le "Processus" lors des différentes étapes de sa construction, comme vous le feriez avec n'importe quel document.... Ça serait dommage de tout recommencer !

 

 

Exemple de fonctionnement

Comme vous le constatez, créer un "Processus" n'est finalement pas si compliqué que cela ! C'est comme un jeu de légo : vous devez emboîter des pièces de manière à créer une chaîne d'actions dans le but d'obtenir le résultat escompté. Bien entendu, il ne faut pas mettre la charrue avant les boeufs et respecter une certaine logique dans l'ordre des actions !!!

 

Prenons un exemple précis. Je laisse la parole maintenant à Bernard ESCAUT, du Club OS X Facile

Quand j’ai commencé à utiliser "Automator" je n’ai pas eu de difficulté particulière pour comprendre les concepts fondamentaux. Quand j’ai choisi des exemples ne faisant pas appel à des dossiers, tout a bien marché. J’ai rencontré de grandes difficultés quand j’ai voulu résoudre le problème suivant : créer un dossier qui me déclenchera automatiquement certaines actions, lorsque je lui glisserai dedans un élément.

 

 

Action de dossier dans Automator

 

Une “action de dossier” c’est quoi ? C’est une série d’actions qui seront déclenchées par l’arrivée d’un élément glissé dans ce dossier. Par exemple : je vais créer un dossier que j’appelle “Réduction poids photos”. Dès que je lui glisserai une photo dedans le poids de la photo sera réduite.

Comment faire ce dossier réducteur de poids de photos ? Avant de décrire les différentes actions, il faut bien comprendre que cette création d’action de dossier se fera de manière particulière au moment de l’enregistrement du processus et qu’il faudra paramétrer le dossier retenu. Ceci ne se fait pas automatiquement en déroulant les différentes actions.

 

Pratiquement :

• Commencez par créer sur le "Bureau" un dossier que l’on appellera “images réduites”
• Lancez "Automator" et choisissez "Action de dossier".
• Sélectionnez “Fichiers et dossiers” dans la "Bibliothèque".
• Faites glisser “Obtenir les éléments du Finder indiqués” dans la fenêtre des processus (grande fenêtre de droite).
• Sélectionnez “Photos” dans la "Bibliothèque".
• Faites glisser “Redimensionner les images” dans la fenêtre des processus.
• Dans le message qui apparaît cliquez sur “Ne pas ajouter” si on a fait un double des photos (c'est préférable).
• Choisissez, par exemple un taux de réduction de 50% ("En pourcentage" - 50).
• Tout en haut de la colonne de droite, sélectionnez le dossier "images réduites" dans le menu déroulant "Action de dossier reçoit des fichiers et des dossiers ajoutés à".
  

 

À partir de ce moment le processus est créé. C’est ici qu’il faut dire à "Automator" de créer une action de dossier. Pour cela :

• Allez dans le menu "Fichier"/"Enregistrer" dans "Automator".
• Remplissez les champs d’écriture comme indiqué ci-dessous :

 

 

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J’ai donc créé une action de dossier attachée au dossier “images réduites”.

L'action de dossier s’intitule : “Réduction poids photos”.

 

• Cliquez sur "Enregistrer".

 

Attention ! le travail sur le dossier n’est pas terminé. Il faut lui dire quelles actions je veux créer pour ce dossier. Pour cela je vais sur le "Bureau" et je fais un clic droit (ou ctrl + clic) sur le dossier “images réduites” et je choisis le menu contextuel "Services"/"Configuration des actions de dossier".

La fenêtre ci-dessous apparaît.

 

 

 

 

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• Sélectionnez “Réduction poids photos.worklow”.
• Cliquez sur "Joindre". Une nouvelle fenêtre apparaît :

 

 

 

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• Fermez cette fenêtre et c'est fini !

 

C’est maintenant "Automator" qui va travailler tout seul. Il suffit de glisser les photos à réduire dans le dossier “images réduites” pour obtenir des photos réduite de 50%.

 

Conclusion

Nul doute que vos premiers pas sur "Automator" pourront se faire un peu à tâtons, car même si cette application est simple d'emploi et fort intuitive, il se peut que l'ordonnancement des actions ne soit pas toujours juste ou que certains paramètres soient manquants ici et là.... Si vous voyez un message d'erreur s'afficher, alors il vous faudra corriger le tir !

En effet, il est certain que "Automator" demande tout de même un peu d'apprentissage, mais on apprend très vite et on appréciera alors grandement les possibilités nombreuses proposées par cette application. N'hésitez pas à faire des essais pour bien avoir la main !!

Parmi toutes les actions proposées par "Automator", notons par exemple la possibilité de faire du "Publipostage", c'est à dire l'envoi d'email à un groupe de personnes bien déterminées. Cela facilitera grandement la tâche de ceux d'entre vous qui utilisent "Mail" dans le cadre d'une "mailing-list".

Enfin, il existe sur Internet des sites où il est possible de télécharger gratuitement des "Processus" prêts à être utiliser pour de nombreuses occasions. En voici deux :

 

Automator World

Automator Downloads