LABO DE COGILOG

Les logiciels de gestion sur Mac n'ont jamais été florissants et il convient de saluer la contribution de COGILOG qui vient de réécrire complètement en Cocoa le logiciel COGILOG COMPTA. Ce module s'inscrit dans un ensemble qui comporte notamment COGILOG IMMOBILISATIONS, COGILOG GESTION, COGILOG LIASSES, COGILOG TVA et COGILOG PAYE.

"COGILOG Compta" est un logiciel multi-utilisateurs, moderne et complet, pensé et optimisé pour Mac OS X.
L'installation très simple comporte un installeur dont il suffit de suivre les indications. Un dossier "COGILOG" est crée dans le dossier "APPLICATIONS".
Le ton est toujours très pédagogique (il faut d'ailleurs noter la présence d'un excellent tutoriel accessible dans "APERÇU").

Rien de plus simple. Découvrons ce logiciel...

-------- Figure 1

--------Le menu est classique d'une application OS X

1ère ÉTAPE : Créer l'entreprise et paramétrer son environnement comptable

__----_ Figure 2

Allez dans le menu "Fichier" puis "Créer une entreprise". Une nouvelle fenêtre s'ouvre :

----- Figure 3

On appréciera le look AQUA et la grande lisibilité ; trois autres boutons permettent de référencer les contacts de l'entreprise, le régime fiscal et TVA, et d'entrer une ou des notes particulières. Cette fonction est intéressante et nous la retrouverons dans la gestion des comptes notamment.

La rubrique "Infos fiscales" est complète et ne pose pas de difficultés particulières. On notera toutefois la gestion des Centres des Impôts, intéressante pour un cabinet comptable ou dans le cas d'une entreprise multi-établissements.

Le logiciel propose ensuite le choix d'un plan comptable et vous propose un choix large comprenant outre les traditionnelles formes de sociétés des options spécifiques à certains métiers (architectes, médecins, agriculteurs...) voire la comptabilité personnelle

---------- Figure 4

Le menu "Paramétrage" permet de compléter l'environnement ; on notera la possibilité de paramétrer les libellés des écritures (avec raccourcis claviers), ce qui procure un gain de temps appréciable tout en homogénéisant la saisie des informations.

Le menu "Fichier" offre les options attendues par l'exploitant après l'ouverture de sa session et dès lors que l'entreprise a été créée.

Enfin signalons à l'extrême droite de la barre de menu, un menu passerelle vers trois accessoires : le logiciel "COGILOG immos", le module "Frais de Véhicules" et le "Plan Comptable" :

--------- Figure 5

Notre environnement étant bien installé, nous allons pouvoir saisir nos écritures.

2 ième ÉTAPE : La saisie des écritures

L'utilisateur peut importer directement des lots d'écritures de provenances diverses ("COGILOG" fournit des modèles de fichiers). La saisie manuelle est simplifiée au maximum :

---- Figure 6

La fenêtre offre tous les éléments nécessaires : le plan comptable à gauche (si vous choisissez de l'afficher) séparé en deux zones permettant d'afficher les comptes devant intervenir au débit (partie haute) puis au crédit (partie basse), la barre de fonctions et en dessous, une aide intégrée, le choix du journal, le choix des libellés pré-enregistrés et la fonction d'enregistrement.

La saisie manuelle peut se faire aussi bien à la souris qu'au clavier :

* Les écritures habituelles (achats, ventes) sont équilibrées automatiquement


Que dire de plus? La duplication d'une écriture est prévue ainsi que la répétition (cas des prélèvements automatiques mensuels par exemple) :

----- Figure 7

3 ième ÉTAPE : L'exploitation des données

Le menu "Écritures" offre une fonction de recherche des écritures simple et efficace : tous les exercices étant en ligne, vous pouvez effectuer directement des recherches à cheval sur plusieurs exercices. Rechercher les dernières écritures permet d’afficher les dernières écritures saisies.
Ces écritures seront présentées dans l’ordre de saisie, la plus ancienne en haut du tableau, la plus récente en bas, la date et l’heure de saisie sont indiquées dans la colonne de droite. La fenêtre qui présente le résultat des recherches d’écritures permet d’effectuer directement un certain nombre de modifications. Vous pouvez directement y modifier date, journal, compte, libellé, pièce, montant en double cliquant sur la zone à modifier. Vous pouvez sélectionner un compte et ouvrir la fenêtre d’extrait de ce compte (2 clics sur son libellé ou clic sur "Afficher Compte") ou bien revenir à la fenêtre de saisie (clic sur "Afficher Journal"). Après modification, cliquez sur "Enregistrer" ou appuyez sur la touche "Entrée" du clavier pour enregistrer vos modifications. Vous pouvez également dupliquer, répéter ou supprimer les écritures sélectionnées. Comme dans toutes les fenêtres, vous pouvez personnaliser les colonnes affichées (bouton "Affichage") ainsi que la zone des boutons.

A noter que le menu "Modèles" offre les principaux types d'écritures (commentés) auxquels un exploitant (ou un particulier) sera confronté. Le menu "Comptes" donne accès au plan de comptes mais également à la balance, au bilan et au résultat.

L'accès aux différentes options voit l'apparition d'une fenêtre de choix ; dans le cas du compte de résultats, la fenêtre suivante s'affiche :

------ Figure 8

Le "Compte de résultats" se présente sous la forme suivante :

-- Fig. 9

À noter l'option de regroupement possible de comptes.

Le menu "États" donne lui accès à la balance, à la balance âgée, au journal, au journal centralisateur, au grand livre, à l'état de TVA ainsi qu'aux notes affectées aux comptes. Bref toutes les fonctions attendues d'un logiciel comptable. Les notes associées aux comptes seront mises à profit dans le cadre de la révision comptable.

L'exemple ci-dessous montre les différentes possibilités de paramétrage offertes à l'utilisateur qui souhaite obtenir l'édition d'une balance :

--------- Figure 10

A noter que chaque état produit est exportable bien sûr, mais peut également être produit en PDF!

Particulièrement intéressant dans une optique de gestion, le menu "Etats" offre également des fonctionnalités moins standard mais très importantes, nouvelles dans cette version OS X :
- comparatif de balances sur deux exercices (ou périodes) différents (avec montants, écarts et pourcentages)
- comparatif de résultats sur deux exercices (ou périodes) différents (idem).

Le menu "Comptes" offre l'équivalent à l'écran de ces deux états :
- le compte de résultats formaté en grandes masses faisant apparaître sa composition (résultat d'exploitation, financier, exceptionnel, courant avant impôts, net... l'extrait ci-dessous donne le détail de la formation du résultat d'exploitation :

------- Figure 11

- l'état des soldes intermédiaires de gestion (cf extrait ci-dessous) :

------- Figure 12

A noter que chaque état produit est formaté pour une impression immédiate mais aussi exportable bien sûr, et peut également être produit en PDF !
De plus, le générateur d'états est accessible dans ce même menus "Etats" et chaque utilisateur pourra donc paramétrer ses propres états si ceux fournis en standard ne suffisaient pas. Ce nouveau générateur apparaît beaucoup plus puissant que celui de la version OS 9 et les possibilités offertes paraissent infinies.

4 ième ÉTAPE : La gestion des immobilisations avec "COGILOG IMMOS"

"COGILOG IMMOS" est un logiciel professionnel de gestion des immobilisations et crédits-bails. C'est un logiciel multi-utilisateurs, moderne et complet, pensé et écrit directement pour Mac OS X. Il s'intègre parfaitement avec "COGILOG COMPTA" mais peut être utilisé de manière totalement autonome : en effet il est capable d'exporter les informations (comptables notamment) dans les formats des principaux logiciels comptables (Météor, Ciel...).
Rappelons brièvement ce qu'est une immobilisation : un bien détenu de manière durable par l'entreprise et qui va contribuer à la production de biens et services. Exemple, un immeuble, un véhicule, une machine-outil... Outre les affectations comptables (compte, amortissement) ou fiscales (type d'amortissement), des notions complémentaires doivent être mises en gestion : la famille auquel le bien appartient (Matériels de bureau, Outillages industriels...), le lieu d'affectation (exemple : photocopieur n°1 : siège social/secrétariat - photocopieur n°2 : atelier A etc, etc...). "COGILOG IMMOS" gère parfaitement toutes ces informations.

Exemple d' immobilisation :

---- Figure 13

La grande force du logiciel réside dans la panoplie d'états fournis qui satisferont les différents utilisateurs : les comptables bien sûr mais aussi les fiscalistes et toutes les intervenants dans la procédure d'inventaire.

La description de tous ces états demanderait trop de place. Une chose est sûre : leur pertinence et leur ergonomie satisferont les utilisateurs du fait de toutes les options de confection offertes. De plus, vous pouvez mémoriser une sélection d’états pour lancer d’un seul coup l’impression de ces états. Choisissez la commande "Impression rapide" du menu "États".
Vous pouvez passer du mode local au mode serveur, en actionnant la commande correspondante. De petites icônes en haut et à droite des fenêtres principales vous rappellent que vous travaillez sur serveur (double flèche) ou en local (maisonnette).
Dernier point : le transfert des écritures d'amortissement dans "COGILOG COMPTA" est déclenchable à la demande.
Complet, ergonomique, très bien documenté, "COGILOG IMMOS" s'adapte à toutes les problématiques. Une réussite.

Administration du système et aspects techniques

"COGILOG" livre un module administrateur qui permet de gérer simplement les collaborateurs ainsi que leurs droits sur les comptabilités gérées par le cabinet. Un module de sauvegarde paramétrable est également fourni. Un des énormes avantages de ces outils de "COGILOG" (compta et immos) est :
- qu'ils sont intégrables très rapidement dans n'importe qu'elle PME ou petite entreprise.
- qu'ils nécessitent des coûts de formation du personnel en place très faibles ainsi que des coûts de migration technique peu élevés.
En effet "COGILOG" livre même des macros permettant d'automatiser l'importation des données issues de "METEOR" ou "CEGID" (gros concurrents). N'oublions pas la migration depuis la version OS 9 qui est également automatisée.

Quelle utilisation pour un particulier?

Pour une comptabilité personnelle, il suffit de ne pas utiliser toutes les fonctions offertes : utilisation d'un journal unique par exemple. Un plan comptable "comptabilité personnelle" est proposé dans le logiciel ; complet, il ne nécessitera que quelques adaptations propres à chacun ; exemple : différenciation des emprunts en cours. Ceci étant, en tout cas pour moi, il n'y a pas photo entre ce logiciel et d'autres du type "Tous comptes faits", "Eldorado" ou autres, souvent réduits en fonctionnalités ou privilégiant une gestion budgétaire qui peut donner une vue fausse de la situation réelle de l'utilisateur, sans parler de la fiabilité de l'application...

Conclusion :

Cette nouvelle mouture est séduisante. La complémentarité COMPTA/IMMOS est parfaite quelle que soit la perspective d'utilisation : goupe de travail ou poste unique, grosse PME, cabinet d'expertise, entreprise individuelle ou libérale.
Les PME, cabinets comptables et professions libérales se voient offrir (enfin) un outil de gestion d'excellente facture sous OS X, qui plus est développé en France dans les canons d'Apple.
Seul bémol : une approche de la révision comptable insuffisamment intégrée dans la version pro ( à l'instar de ce que propose l'excellent QUADRA sur PC) sinon COGILOG serait une quasi-star du domaine gestion mais ne nous plaignons pas, le coup d'essai est un coup de maître.

Jean-Pierre PETIT