Installation de "Dropbox" - Création d'un compte "DropBox"

 

Avant de voir comment utiliser les différentes fonctions de "Dropbox", il est nécessaire dans un premier temps de télécharger gratuitement l'application "DropBox" ICI en cliquant sur "Télécharger Dropbox".

Une fois l'application téléchargée, glisser "Dropbox" dans votre dossier "Applications", puis lancez "Dropbox".

 

a) Une première fenêtre vous demande si vous avez déjà un compte ou non. Cochez la case "Je ne possède pas de compte Dropbox" afin de de créer un compte, puis cliquez sur "Continuer".

b) Dans la seconde fenêtre "Créer votre Dropbox", indiquez votre prénom, votre nom, votre adresse email et un mot de passe. L'adresse email et le mot de passe seront les identifiants pour vous connecter sur votre compte "Dropbox". Cochez la case "J'ai lu et j'accepte les conditions de service", puis cliquez sur "Continuer".

c) Une troisième fenêtre vous propose différents types de compte :

 

• Compte "basic" limité à un espace disque de 2 Go (gratuit).
• Compte Pro 100 offrant un espace disque de 100 Go à 9,99 $/mois ou 99$/an.
• Compte Pro 200 offrant un espace disque de 200 Go à 19,99 $/mois ou 199$/an.
• Compte Pro 500 offrant un espace disque de 500 Go à 49,99 $/mois ou 499$/an

 

 

À moins d'avoir d'ores et déjà besoin d'un grand espace disque, optez pour le moment pour l'option gratuite. Avec ces 2 Go, vous aurez déjà de quoi faire et vous pourrez toujours opter par la suite pour un espace disque plus conséquent si le besoin se fait ressentir.

Sachez en outre, qu'il vous sera possible de parrainer des amis. Pour chaque ami parrainé, vous recevrez 1 Go gratuitement (dans la limite de 32 Go).

 

d) On vous propose ensuite de choisir une configuration basique ou avancée. Optez pour la configuration basique. Ce sera plus simple et vous pourrez par la suite configurer votre "Dropbox" à votre convenance.

Cliquez enfin sur "Installer".

 

Vous verrez ensuite défiler plusieurs fenêtres vous indiquant brièvement comment utiliser la "Dropbox". Cliquez à chaque fois sur "Continuer" pour passer ces fenêtres et finaliser l'installation de votre "Dropbox".

 

Bravo ! Votre "Dropbox" est installée sur votre Mac.

 

Si vous avez d'autres ordinateurs, installez de suite également "Dropbox" sur ces ordinateurs, mais cette fois vous n'allez pas vous créer un nouveau compte, vous cocherez dans la première fenêtre la case "J'ai déjà un compte Dropbox". Indiquez alors votre adresse email et votre mot de passe, ces ordinateurs seront automatiquement et immédiatement liés à votre compte "Dropbox".

 

Si vous avez un iPhone, iPod Touch ou un iPad, alors rendez-vous ICI sur iTunes Store afin de télécharger gratuitement "Dropbox" et procédez également à l'installation de "Dropbox" sur votre appareil (en indiquant là aussi le même compte). Votre appareil sera, lui aussi, relié au même compte "Dropbox".

 

Ceci fait, tous vos ordinateurs et iDevices sont liés entre eux par votre compte "Dropbox".

 

 

Identification en deux étapes

Pour plus de sécurité, "Dropbox" a récemment mis en place une procédure de sécurité pour tous les comptes utilisateurs, appelée "Identification en deux étapes". Quand cette procédure est activée, chaque fois que vous enregistrez une nouvelle machine sur votre compte "Dropbox", ou quand vous vous connectez à votre compte sur le site web de "Dropbox", vous devrez non seulement saisir le mot de passe de votre compte "Dropbox", mais également un code à six chiffres reçu par SMS :

 

 

 

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Pour éviter d'être obligé, depuis son Mac, de saisir à chaque fois un code à six chiffres reçu par SMS chaque fois que vous vous connectez à votre compte sur le site web "Dropbox", cochez la case ("Approuver cet ordinateur"). Cet ordinateur sera ainsi "approuvé" et donc on vous ne demandera QUE votre mot de passe de compte "Dropbox".

 

NB : Si vous utilisez un ordinateur occasionnel, qui n'est pas le votre (par exemple d'un cybercafé), ne cochez bien sûr pas cette case.

 

Il est possible à tout moment de désactiver/activer cette procédure de sécurité en allant sur votre compte sur le site web "Dropbox", à la rubrique "Paramètres"/"Sécurité", en bas à gauche à la rubrique "Connexion au compte". À la ligne "Vérification en deux étapes, cliquez sur "Modifier" afin de procéder à l'activation ou la désactivation de cette procédure de sécurité. Personnellement, j'ai préféré l'activer par souci précisément de sécurité sur Internet.

 

À noter que si vous activez cette procédure, on vous indiquera un code de sauvegarde à conserver très précieusement en lieu sûr. En effet, si jamais vous perdez votre téléphone, il vous sera nécessaire d'utiliser ce code pour désactiver la vérification en deux étapes et ainsi accéder à votre compte.

 

 

 

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Bien, votre "Dropbox" est désormais installée, configurée, voire sécurisée, alors voyons maintenant comment l'utiliser concrètement.

 

Comment accéder à votre "Dropbox" ?

 

a) Un dossier "Dropbox" dans votre "Maisonnette"

Ouvrez votre dossier "Maisonnette" et vous verrez un nouveau dossier "Dropbox".

C'est ici que vous allez créer de nouveaux dossiers personnels. Il suffira de déposer vos fichiers dans les dossiers de votre "Dropbox" pour qu'ils soient immédiatement disponibles dans ces mêmes dossiers sur tous vos autres ordinateurs et iDevices liés à ce compte, ainsi que sur le web en allant sur votre compte "Dropbox" (voir ci-dessous).

 

Vous pourrez également vous créer des dossiers partagés avec vos contacts.

 

Par défaut votre dossier "Dropbox" ne contient que deux dossiers, mais vous pouvez vous créer autant de dossiers personnels ou de partage que vous le souhaitez. L'important c'est que tous ces dossiers soient bien dans le dossier "Dropbox" de votre "Maisonnette". Il va de soi que si vous vous créez des dossiers personnels ou de partage sur un de vos Mac, ces dossiers seront également créés automatiquement dans le dossier "Dropbox" de vos autres Mac et iDevices, ainsi que sur votre compte "Dropbox" sur le web.

 

Je me suis par exemple créé un certain nombre de dossiers personnels, où je pourrai glisser mes fichiers persos. Je me suis également créé trois dossiers de partage. J'ai nommé par exemple un de ces dossiers de partage "Pierre - Richard". J'ai paramétré le partage de ce dossier uniquement pour mon frère et moi, mais il est possible, bien entendu, d'ouvrir le partage avec d'autres contacts si je le souhaite.

 

NB : Outre les dossiers personnels, les dossiers partagés, les dossiers "Photos" et "Public" offrent des fonctionnalités particulières et fort intéressantes (voir plus bas, rubrique "Utilisation de "Dropbox").
Le dossier "TCF Money" correspond à un dossier créé et utilisé par l'application pour iPhone "TCF Money" qui permet de synchroniser les données de "Tous Comptes Faits" sur mon Mac avec l'application "TCF Money" sur mon iPhone.

 

 

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L'icône verte indique qu'il n'y a pas de synchronisation en cours. Si vous glissez un fichier dans un des dossiers présents dans votre "Dropbox", l'icône deviendra bleue, indiquant ainsi qu'il y a une synchronisation qui est en cours :

 

 

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Attendez de voir réapparaître l'icône verte et donc la fin de la synchronisation pour pouvoir accéder aux contenus de vos dossiers. Une synchronisation signifie que le fichier que vous venez de glisser dans un des dossiers de votre "Dropbox" sera immédiatement et automatiquement copié/collé et donc disponible également sur tous vos autres Mac, iDevices et sur votre compte web "Dropbox".

 

À noter que vous pouvez accéder à votre dossier "Dropbox" directement depuis la barre des menus du Finder, où une icône "Dropbox" est désormais disponible, ainsi que par le bouton "Dropbox" présent dans la barre d'outils dans toutes les fenêtres du Finder, de même que par le dossier "Dropbox" qui se trouve tout en haut dans la barre latérale de toutes les fenêtres du Finder.

 

Pour supprimer un dossier ou un fichier de votre "Dropbox", mettez-le simplement à la Corbeille. Si vous mettez un dossier partagé à la Corbeille, il va de soi que le partage s'interrompt.

 

b) Votre compte web "Dropbox"

Vous disposez également d'un compte web sur le site http://www.dropbox.com

Vous pourrez également passer par cette interface pour utiliser votre "Dropbox", notamment si vous le faites depuis un ordinateur qui n'est pas le vôtre, depuis un cybercafé etc... (pensez à bien vous déconnecter de votre compte en fin d'utilisation).

 

Allez sur ce site, et cliquez sur "Se connecter" tout en haut à droite de l'écran. Tapez votre adresse email et votre mot de passe, vous accéderez à votre compte web "Dropbox" :

 

 

 

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Vous accédez bien sûr aux mêmes fonctionnalités qu'en passant par le dossier "Dropbox" présent sur votre Mac ou votre iDevice. L'interface web propose par ailleurs d'autres outils de paramétrage fort intéressants que vous pourrez découvrir facilement par vous-mêmes.

 

NB : Cliquez en haut sur le lien "Obtenir de l'espace supplémentaire" pour parrainer vos amis et recevoir ainsi 1 Go de plus par parrainage.

 

 

c) Via votre iPhone, iPod Touch et iPad

Lancez simplement l'application "Dropbox" présente sur votre appareil pour accéder aux mêmes fonctionnalités.

 

 

 

Préférences et paramétrage de votre "DropBox"

 

L'icône "Dropbox" présente dans la barre du Finder ouvre une petite fenêtre qui permet :

 

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• D'ouvrir votre dossier "Dropbox".
• D'accéder au site web de "Dropbox" et donc à votre compte web.
• D'accéder aux fichiers/dossiers récemment modifiés.
• De visualiser combien d'espace disque vous utilisez et la capacité de celui-ci.
• De mettre la synchronisation en pause.
• De contacter le centre d'assistance.
• D'accéder aux préférences du logiciel.
  
  
  

 

Les préférences de "Dropbox"

Vous pouvez paramétrer les quatre rubriques (Général, Compte, Réseau et Avancé) comme bon vous semble, mais le paramétrage par défaut est déjà très satisfaisant. Notez toutefois les éléments suivants :

• Pour dissocier un ordinateur de votre compte "Dropbox", passez par la rubrique "Compte" ou bien via votre compte web "Dropbox".
• Dans la rubrique "Avancé", il vous est possible de modifier les paramètres de synchronisation entre vos Mac. Par exemple, si vous ne souhaitez pas synchroniser tel ou tel dossier sur tel ou tel Mac (en fait si vous ne souhaitez pas voir apparaître tel ou tel dossier dans la "Dropbox" de tel ou tel Mac), il suffit (sur le Mac concerné) de cliquer sur "Modifier les paramètres" en regard de la rubrique "Synchronisation partielle", puis de décocher les dossiers non souhaités sur la "Dropbox" de ce Mac.
• Dans la rubrique "Générale", je vous conseille de décocher la case "Activer l'importation appareil photo de Dropbox". Cette fonction, activée par défaut, permet d'importer AUTOMATIQUEMENT les photos et vidéos depuis les périphériques connectés à votre Mac (comme par exemple un appareil photo numérique). En effet, si cette case est cochée, l'importation commence sitôt le périphérique connecté au Mac, et les fichiers ainsi importés sont placés dans un dossier "Camera Uploads" situé dans le dossier "Dropbox". Le contenu est donc aussitôt synchronisé avec votre compte "Dropbox".
  Cette fonction peut être certes intéressante pour qui souhaite l'utiliser, mais ce n'est pas le cas de tout le monde, donc n'activez cette fonction que si vous en avez vraiment l'utilité.

 

 

Le menu contextuel de "Dropbox"

Vous pouvez également faire un clic droit sur les fichiers/dossiers présents dans votre "Dropbox" pour accéder à un menu contextuel "Dropbox" afin de partager un dossier, voir les versions précédentes de tel ou tel fichier, d'aller sur le site web de "Dropbox" ou créer un lien public (pour les fichiers présents dans le dossier "Public").

 

"Dropbox" est-il sécurisé ?

Tous les transferts de données et de métadonnées de fichier s'effectuent par SSL. Tous les fichiers sont chiffrés à l'aide de la norme AES-256 avant d'être stockés sur le serveur de "Dropbox". Voilà de quoi être rassuré.

Ceci étant, si vous souhaitez partager ou stocker des données sensibles, je vous conseille de les intégrer préalablement dans une image disque cryptée, ce sera ainsi encore plus sûr (voir page "Image disque" sur ce site).

 

 

À la lecture de ce qui précède, vous avez déjà désormais sans doute une idée du fonctionnement de "Dropbox" et des fonctionnalités que propose ce logiciel. Faisons un tour d'horizon de ces fonctionnalités.

 

Stockage et synchronisation entre vos Mac, iDevices et votre compte web "Dropbox"

Cette fonction est toute simple. Tous les dossiers présents dans votre "Dropbox" sont automatiquement synchronisés entre tous les Mac et iDevices liés à votre compte "Dropbox", ainsi qu'avec votre compte web "Dropbox".

 

Si vous glissez/déposez un fichier, faites attention : le fichier sera ainsi déplacé. Si vous souhaitez conserver une copie de ce fichier à l'endroit initial, maintenez la touche "alt" enfoncée pour glisser/copier un fichier d'un dossier de votre "Dropbox" sur un de vos Mac ou iDevices. Ce fichier se retrouvera automatiquement et immédiatement sur tous vos autres mac et iDevices, tout en restant sur votre compte web "Dropbox".

 

Si vous vous créez un nouveau dossier dans votre "Dropbox", il sera également et immédiatement créé sur tous vos Mac et iDevices, ainsi que sur votre compte web "Dropbox".

 

De ce fait, tous les fichiers/dossiers stockés sur votre compte "Dropbox" seront accessibles et automatiquement synchronisés sur tous vos Mac et appareils, ainsi que sur votre compte web "Dropbox".

 

N'hésitez pas à vous créer autant de dossiers que vous le souhaitez dans votre "Dropbox" afin de mieux ranger et classer vos fichiers.

 

NB : Les dossiers "Public" et "Photos" sont particuliers (voir ci-dessous). Utilisez d'autres dossiers pour stocker des fichiers.

 

 

Utilisation du dossier "Photos" pour se créer et partager des albums photos

Le dossier "Photos" vous permet de partager des albums photos avec qui vous le souhaitez (même avec ceux qui n’utilisent pas Dropbox) dans une galerie en ligne. Voici comment procéder :

• Étape 1 : Dans le dossier "Photos", créez un dossier et donnez-lui un nom. Il s’agira du nom de votre album.
• Étape 2 : Ajoutez des photos dans le dossier que vous venez de créer.

 

C'est tout ! Vous pouvez maintenant afficher et partager cet album photos en ligne avec vos amis.

Comment procéder ?

Allez à l’adresse suivante : http://www.dropbox.com/photos (connectez vous à votre compte si nécessaire). Vous verrez alors apparaître vos différents albums.

Cliquez sur le nom d'un album pour voir les photos qu'il contient (les vignettes s'affichent).

Il suffit de cliquer sur la première vignette pour lancer le diaporama.

 

 

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Pour partager ces albums photos en ligne, allez à l'adresse suivante : https://www.dropbox.com/home/Photos, cliquez sur l'icône "Partager le lien" en regard de l'album web que vous souhaitez partager :

 

 

 

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Vous accéderez alors à une nouvelle fenêtre qui vous permet de partager le lien URL vers cette page album web, soit par email, soit par Facebook, soit par Twitter :

 

 

 

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Une fois votre message envoyé, vous accédez alors directement au lien en question. Un simple clic sur la première image et vous lancez là-aussi le diaporama de cet album web :

 

 

 

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PS : Vous constaterez donc qu'il y a donc deux méthodes pour accéder à vos albums web et lancer un diaporama. Personnellement, je préfère la seconde, où les images sont plus grandes.

 

Partage de dossier

Grâce à "Dropbox" il est possible de partager des dossiers avec qui vous voulez via Internet. Vous pouvez vous créer autant de dossiers partagés que vous le souhaitez. Pour chaque dossier partagé, vous allez définir avec qui vous allez le partager. Vous pouvez par exemple partager un dossier avec M. Dupont, et en partager un autre avec M. Dupuis et M. Durant etc....

 

Si vous partagez un dossier avec M. Dupont et si vous glissez par exemple un fichier dans ce dossier partagé, le temps que le fichier soit envoyé (ce qui dépend bien entendu de votre connexion Internet et de celle de M. Dupont), M. Dupont verra immédiatement ce fichier apparaître dans le dossier partagé (du même nom) se trouvant également dans sa "Dropbox".

 

Si vous partagez des documents avec plusieurs personnes séparement, il suffit de vous créer des dossiers partagés personnalisés, un peu comme je l'ai fait pour partager un dossier avec mon frère. J'ai nommé ce dossier "Pierre - Richard", comme cela je sais que ce dossier partagé ne l'est qu'entre nous deux.

 

Il est possible de créer des dossiers partagés, ou même de partager des dossiers déjà existants dans votre "Dropbox".

 

 

Comment procéder pour partager un dossier ?

 

Je veux par exemple créer un dossier pour le partager, ou bien partager un dossier déjà existant. Vous pouvez suivre la même méthode pour créer un dossier partagé avec plusieurs personnes, ou partager un dossier existant avec plusieurs personnes. Voici comment procéder :

• Je crée un nouveau dossier dans ma "Dropbox" et je le nomme comme bon me semble, par exemple "Richard - Marc", ou je sélectionne un dossier déjà existant.
• Je fais un clic droit sur ce dossier et je sélectionne le menu contextuel "Dropbox"/"Partager ce dossier".
• Cette fenêtre s'ouvre (il se peut qu'une fenêtre s'ouvre préalablement pour vérifier dans un premier temps votre adresse e-mail) :

 

 

 

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• Je tape l'adresse email de mon contact dans le champ "Inviter des collaborateurs à ce dossier" (si vous voulez partager ce dossier avec plusieurs personnes, tapez les adresses emails de toutes ces personnes).
• Je saisis un message d'invitation (facultatif).
• Je clique sur "Partager le dossier".
• La ou les personnes avec laquelle/lesquelles vous souhaitez partager ce dossier reçoit/recoivent alors un email lui/leur demandant d'accepter ou non ce partage de dossier.
• Si la ou les personnes accepte(nt), alors vous recevrez à votre tour un email indiquant qu'elle(s) a/ont accepté.
• La ou les personnes concernées verra/verront alors ce dossier apparaître également dans son/leur dossier "Dropbox".

 

 

Vous pouvez également passer par votre compte web "Dropbox" pour créer un dossier partagé. La procédure est la même :

• Sélectionnez un dossier déjà existant (ou cliquez sur "Nouveau dossier" pour en créer un nouveau et nommez-le).
• Faites un clic droit sur le dossier concerné pour accéder aux menus contextuels.
• Sélectionnez le menu "Inviter à partager le dossier".
• Le reste de la procédure est identique à celle décrite ci-dessus (en passant par le dossier "Dropbox").

 

 

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Vous pouvez également cliquer sur la petite icône "Partager un dossier" (en haut de cette fenêtre) pour créer un nouveau dossier partagé ou partager un dossier déjà existant.

 

Pour voir avec qui tel ou tel dossier est partagé, allez sur votre compte web, faites un clic droit directement sur votre dossier partagé, puis choisissez le menu contextuel "Options du dossier partagé" et cliquez ensuite sur "Membres". Une fenêtre s'ouvrira listant les personnes partageant ce dossier. Dans cette même fenêtre, vous pouvez également annuler le partage de ce dossier en cliquant sur "Annuler le partage du dossier".

 

 

Utilisation du dossier "Public"

Le dossier "Public" vous permet de partager facilement des fichiers uniques à partir de votre "Dropbox". Tout fichier placé dans ce dossier est doté de son propre lien Internet pour vous permettre de le partager, même avec ceux qui n’utilisent pas Dropbox ! C'est donc une solution idéale pour envoyer de gros fichiers que vous ne pouvez pas envoyer simplement en pièce-jointe dans un email classique.

Voici comment procéder pour partager/envoyer ainsi un fichier via ce dossier "Public" de votre "Dropbox" :

• Étape 1 : Glissez/déposez (ou glissez/copiez) un fichier dans le dossier Public.
• Étape 2 : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce fichier, puis sélectionnez le menu contextuel "Dropbox"/"Copier le lien public". Un lien Internet vers ce fichier est automatiquement créé et copié (vous ne remarquerez rien).
• Étape 3 : Rédigez un email et collez (en passant par le menu "Coller" de votre emailer) le lien public que vous venez de créer et copier. Envoyez l'email à vos contacts.
• Étape 4 : Une fois que vos contacts recevront l'email, il leur suffira de cliquer sur le lien que vous avez inséré et ils pourront télécharger le fichier que vous voulez leur faire parvenir.
  
  

Mon conseil : pour plus d'efficacité, compressez toujours les fichiers avant de les partager ainsi. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et utilisez le menu "Compresser...".

Vous pouvez aussi coller le lien Internet dans un blog ou sur un message instantané.

 

 

Conclusion

Nul doute que nombreux sont ceux qui verront dans "Dropbox" la possibilité de retrouver certaines fonctionnalités fort utiles qui existaient jadis avec "MobileMe" et qu'Apple a malheureusement décidé de ne plus proposer avec "iCloud" : iDisk, partage de fichiers, possibilité de partager des albums photos.

Quant à la fonction "Documents dans le nuage"de "iCloud", celle-ci est tout de même assez restrictive et pour le moins peu maniable. Là aussi on appréciera à juste titre la possibilité offerte par "Dropbox" de stocker/synchroniser TOUS types de fichiers entre Mac et iDevices, et surtout d'y accéder plus aisément.

 

Toutefois, "Dropbox" ne propose pas une synchronisation automatique et instantanée des fiches de "Contacts", des données de "Calendrier", "Notes", "Rappels", des signets "Safari" ou des emails "iCloud", donc sur ce point "iCloud" ne peut être concurrencée par "Dropbox".

 

Bref, "Dropbox" apparaît plus comme une solution complémentaire pour tout détenteur de compte "iCloud".

 

À noter que Google propose également sa solution "dans le nuage" avec "Google Drive", sans oublier Microsoft et sa solution "SkyDrive"... Bref, ce ne sont pas les possibilités qui manquent en matière de Cloud Computing.