COMMENT UTILISER "iCAL" ?

C'est extrêmement simple, et vous allez en très peu de temps comprendre de par vous même le fonctionnement de cette application....

Lancez "iCal". Vous obtenez une fenêtre que vous pouvez agrandir ou diminuer en fonction de vos envies (en tirant avec le bouton de la souris appuyé sur la zone striée en bas à droite).

Avant toute chose, allez paramétrer les préférences (menu "iCal" puis "Préférences") :

Onglet "Général" :

- Choisissez combien de jours vous voulez voir figurer par semaine (5 ou 7, c'est-à-dire avec ou sans les week-ends)
- Choisissez quel est le premier jour de la semaine (moi j'ai choisi le lundi).
- Choisissez quelles sont les heures de début et de fin de journée (moi j'ai choisi 8H et 18H).
Etc...
- Vous pouvez choisir d'afficher l'heure des événements dans la présentation par mois, d'afficher le calendrier des anniversaires et d'ajouter une alarme par défaut à tous les nouveaux événements et invitations.
- Si vous avez un compte "MobileMe", je vous invite à cocher également la case "Synchroniser iCal avec d'autres ordinateurs et appareils via MobileMe".

Onglet "Comptes" :

- Cet onglet permet d'ajouter des comptes CalDAV, Exchange 2007, Google ou Yahoo !

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Onglet "Avancé" :

- Cet onglet permet d'activer la gestion des fuseaux horaires, de peaufiner certains paramétrages concernant les tâches et les événements, de désactiver les alarmes et de choisir ou non de récupérer automatiquement les invitations de "Mail".

Bien découvrons cette fameuse fenêtre "iCal" :

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"Calendriers" et "Tâches" :



En haut à gauche de la fenêtre de "iCal", vous trouvertez une zone vous qui vous permet de créer autant de calendriers (d'agendas) que vous le souhaitez. C'est comme si vous aviez en quelque sorte un agenda pour le travail, un autre pour des événements plus personnels et d'autres pour d'autres activités (comme par exemple pour une association etc...)

"iCal" vous permet donc de créer plusieurs plannings différenciés par des codes-couleurs pour votre emploi du temps personnel, scolaire ou professionnel, et vous pouvez les consulter tous en même temps à partir d'une fenêtre unique. Vous pourrez ainsi repérer en un clin d'œil les conflits d'emploi du temps — ainsi que vos créneaux de temps libre.

Pour créer un nouveau calendrier, aller dans le menu "Fichier" puis "Nouveau calendrier" ; vous pouvez faire un clic/droit dans cette zone "calendrier" en haut à gauche, puis passer par le menu contextuel "Nouveau calendrier" ou même cliquer sur le bouton "+" situé en bas à gauche de cette fenêtre.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, je me suis confectionné 3 calendriers : Personnel, Travail, et OS X Facile. Chacun de ces calendriers a une couleur bien déterminée, si bien que tous les événements ou tâches que vous allez créer seront de la couleur correspondant au calendrier concerné. Vous pouvez d'ailleurs constater que j'ai créé 3 événements :

- Le jeudi 15/10 de 15h à 18h : Réunion en Préfecture. Il s'agit d'un événement professionnel, donc en vert.
- Le mercredi 13/10 de 13h à 15h00 : Déjeuner avec Pierre (donc personnel, en bleu).
- Le dimanche 18/10 de 20h à 22h30 : Rédaction du bulletin OS X Facile (donc en rouge).

Je me suis également créé 3 tâches à réaliser (une par calendrier, donc de couleurs différentes). Celles-ci apparaissent dans une zone des tâches en haut à droite de la fenêtre de "iCal". On peut afficher/masquer cette zone en cliquant sur le bouton tout en bas à droite (en forme de punaise) (Voir plus bas).
Il est également possible de déterminer une priorité pour chacune de vos tâches en cliquant sur les petites bandes horizontales situées à droite de chaque tâche.

Si vous décochez un des calendriers dans cette zone en haut à gauche, alors tous les événements et toutes les tâches liés à ce calendrier n'apparaîtront plus dans la fenêtre de "iCal", jusque'à ce que vous le recochiez à nouveau.

Vous pouvez grouper des calendriers apparentés que vous avez déjà créés afin qu'ils apparaissent ensemble dans un "Groupe de calendriers". Il suffit alors de créer un nouveau "Groupe de calendriers" et de glisser vers ce groupe les calendriers concernés.

La petite ligne noire avec une boule rouge à l'extrémité gauche est très pratique, car elle vous indique l'heure actuelle.

En bas de la zone "Calendriers", apparaît le mois en cours. La semaine en cours est surlignée (en gris) et la date d'aujourd'hui est en bleu/gris foncé et semble comme "enfoncée".
Les petits triangles situés à gauche et à droite du mois en cours permettent de naviguer vers les mois suivants ou précédents.

Si dans la fenêtre de "Semaine" vous sélectionnez une journée bien précise avec votre souris, cette journée apparaît alors en bleu vif dans ce calendier.
La colonne correspondant au jour d'aujourd'hui apparaît en bleu clair dans la fenêtre "Semaine" de "iCal".

Le bouton en bas à gauche (en forme d'agenda), vous permet d'afficher ou de masquer cette zone de calendrier. Ceci est pratique si vous vous confectionnez une multitude de "calendriers" !

Les Boutons de la fenêtre principale d'iCal :

	Tout en haut de la fenêtre de "iCal" : 2 Boutons en forme de triangles : Vous permettent de feuilleter les pages de votre agenda dans le passé ou vers l'avenir. Boutons "Jour-Semaine-Mois" : Permet d'afficher votre agenda à l'écran soit en mode journalier, en mode hebdomadaire ou en mode mensuel. Notez que si vous double-cliquez en bas dans la colonne de gauche (zone calendrier) vous pouvez directement accéder à un jour précis (si vous êtes en mode journalier), à une semaine précise (si vous êtes en mode hebdomadaire) ou à un mois précis (si vous êtes en mode mensuel). Vous pouvez passez d'un mode à un autre en toute simplicité. Grâce à ce jeu de boutons, vous pouvez naviguer très aisément dans votre agenda.
	Situé en haut à gauche de la fenêtre de "iCal", ce bouton vous permet de revenir à tout moment à la date d'aujourd'hui.
	Cette zone de texte vous permet d'effectuer une recherche. Tapez un mot précis et appuyez ensuite sur le touche "envoi/retour". Tous les événements ou tâches comprenant ce mot apparaîtront dans une fenêtre de recherche qui s'ouvrira par le bas de la fenêtre.
	Bouton "+" : Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau calendrier. Bouton du milieu : ce bouton permet d'afficher/masquer la zone "calendrier" en bas à gauche de la fenêtre de "iCal". Bouton " Enveloppe" : Permet d'afficher/masquer les notifications (par emails). A noter que si vous tapez sur la touche "MAJ" de votre clavier, le bouton "+" se transformera en un bouton "Calendriers multiples" qui vous permet d'ajouter un "Groupe de calendriers".
	Le bouton en forme de punaise sert à afficher/masque, nous l'avons vu, la zone des tâches.

CRÉER ET GÉRER DES ÉVÉNEMENTS

Pour créer un événement, rien de plus simple :
- Sélectionnez d'abord le calendrier concerné (personnel, travail etc..) en cliquant une fois dessus pour le surligner (tout en haut à gauche de la fenêtre de "iCal").
- Placez ensuite le curseur de votre souris dans la case correspondant au jour et à l'heure de début de l'événement, et tout en maintenant le doigt appuyé sur le bouton de votre souris, déplacez le curseur vers le bas, jusqu'à l'heure de fin de l'événement en question. Facile non ?
-Tapez ensuite le libellé de cet événement.
- Double-cliquez sur cet événement (si nécessaire, cliquez ensuite sur "Modifier" pour ouvrir l’éditeur d’événements). Cette fenêtre "bulle" apparaît alors :

--------- Figure 1 -----

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Vous pouvez compléter ici le libellé de cet événement pour être plus précis (mais il n'apparaîtra pas forcément complètement dans la fenêtre générale de "iCal").
Vous pouvez aussi paramétrer/modifier la date et l'heure de début et de fin de cet évenement.
Vous pouvez aussi modifier le calendrier auquel appartient cet événement.

La rubrique "Remarque", tout en bas de cette fenêtre vous permet d'écrire une note liée à cet événement précis.

Pour éviter d'oublier cet événement, vous pouvez demander à "iCal" de vous avertir en paramétrant la rubrique "alarme" : soit en affichant un message sympa à l'écran, soit en envoyant un email à l'adresse de votre choix ou soit en émettant un son. Si vous choisissez d'être prévenu, un logo en forme de cloche apparaîtra sur l'événement dans la fenêtre de "iCal".

A la rubrique "Répéter", Vous pouvez paramétrer ici de quelle manière cet événement doit ou ne doit pas se répéter dans le temps. Cette fonction est très pratique si vous souhaitez entrer dans "iCal" un événement qui se produit régulièrement sur une certaine période. Ceci vous évitera d'entrer plusieurs fois manuellement cet événement dans "iCal".

La rubrique "Afficher comme" permet d'afficher votre disponibilité pour CET événement (cette fonction est utile si votre calendrier est administré via un serveur).

La rubrique "Invités" est intéressante :
Vous pouvez inviter n'importe quelle personne figurant dans votre "Carnet d'adresses" Mac OS X à un évènement que vous avez créé dans "iCal". Avant de pouvoir inviter quiconque à un évènement, vous devez bien sûr avoir son nom dans votre "Carnet d'adresses" (si ce n'est pas le cas, faites le) et vous devez aussi avoir créé une fiche d'adresse à votre propre nom dans ce même "Carnet d'adresses".

Prenons un exemple précis : Dans mon agenda j'ai créé l'événement "Repas d'affaire avec Steve Jobs" le jeudi 22/10/2009 à 12h30. Je souhaite maintenant envoyer une "invitation" à Bill Gates directement depuis "iCal", pour qu'il se joigne à nous. Il suffit de taper, dans le champ "Invités" le nom ou prénom (ou même les premières lettres, car "iCal" va chercher et affichera les fiches de votre "Carnet d'adresses" correspondant aux lettres tapées) de mon invité !
PS : Vous pouvez ajouter autant d'invités que vous le souhaitez !

Je clique ensuite sur le bouton "Envoyer" (ou "Mettre à jour" s'il s'agit d'une mise à jour de l'événement).

Un email (invitation) sera alors envoyé à mon invité pour le convier à cet événement.

L'événement en question arbore alors un logo en forme de personnage, m'indiquant qu'au moins une personne fait l'objet d'une invitation. Le "?" juste à côté signifie que la personne n'a pas encore répondu à cette invitation (Figure 2). Une fois que cette personne aura reçu l'email d'invitation, elle pourra accepter ou décliner cette autorisation.

----- Figure 2

Voici le mail que recevra mon invité :

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Lorsque mon invité reçoit ce courrier électronique l'invitant à un évènement, il lui suffit de cliquer sur le lien figurant dans le message (iCal-xxxx.ics (1,0 Ko)) et cet événement s'ajoutera automatiquement à son propre calendrier !
Bien sûr, il faut pour celà que cet invité dispose également de l'application "iCal" ou d'une autre application de calendrier pouvant lire les fichiers en .ics

Une fois ceci fait, l'invité va dans "iCal", double-clique sur cet événement qui s'est automatiquement ajouté à son planning, et dans la fenêtre "bulle" qui s'ouvre, il choisit à la rubrique "invités" s'il accepte, refuse ou s'il est encore incertain. Il clique sur l'un des 3 boutons en bas de cette fenêtre.

-----Figure 3

Je reçois alors son email et à mon tour je clique sur le lien ".ics" contenu dans ce message électronique. Comme mon invité a accepté mon invitation, le "?" disparaît au profit d'une encoche synonyme de validation.

----- Figure 4

Voilà, maintenant c'est à vous de créer autant d'événements que vous le souhaitez pour remplir petit-à-petit votre agenda en tenant compte de vos différents calendriers, en paramétrant comme il se doit chacun de vos événements...

CRÉER ET GERER DES TÂCHES

Une tâche à réaliser est une tâche que vous devez effectuez sans notion particulière de datation (tondre la pelouse, inviter des amis, aller chez le coiffeur, faire une révision pour la voiture...)

Là les choses sont très simples.

- Cliquez simplement sur le bouton qui se trouve en bas de la fenêtre de "iCal" (la zone des tâches à réaliser s'affiche)
- Sélectionnez d'abord le calendrier concerné (personnel, travail etc..) en cliquant une fois dessus pour le surligner (tout en haut à gauche de la fenêtre de "iCal").
- Double-cliquez sur la zone blanche de la zonedes tâches à réaliser.
- Tapez alors le libellé de cette tâche, affecter lui une priorité et appuyer sur la touche "Envoi/Retour" pour la valider
- Vous pouvez aussi cocher/décocher la case précédent cette tâche pour marquer celles qui ont été effectuées ou non.

Voilà ! C'est aussi simple ! Vous pouvez paramétrer certaines fonctions liées à ces tâches dans les préférences de "iCal".

Ces tâches sont assorties d'une priorité que vous pouvez définir dans un menu contextuel à droite de chacune de ces tâches. Vous pouvez également ensuite classer vos tâches par dates d'échéances, par priorité etc....

Ces tâches apparaîtront également automatiquement dans la section "Tâches" dans "Mail" ; Inversement, les tâches que vous créez dans "Mail" apparaîtront également de facto dans le tiroir des tâches de "iCal". Les deux logiciels fonctionnent en symbiose.